工程项目档案

工程项目档案概述

项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料，通过档案系统实现项目档案齐全完整准确。

项目管理痛点

1. 档案管理依旧被认为是次要工作，没有足够的投入和关注，相关工作也难以得到有效的协调和配合，导致档案管理的效果不佳。没有统一的档案标准、命名规则和归档流程。归档和存储项目档案也没有一个统一的标准，导致项目档案管理存在差异和混乱；
2. 业务系统建设丰富及项目人员变动大，对档案收集的完整性增加了难度；
3. 项目工程档案多以纸制存储为主，项目现场存储条件简陋，存在容易遭受自然灾害、人为破坏、盗窃等各种风险；
4. 缺乏档案管理平台做统筹规划管理，导致档案收集难，利用率低。

项目档案全生命周期管理的概念

1. 项目档案全生命周期管理，是指从地产项目的策划、立项、设计、招投标、施工建设、竣工验收、交付使用直至后期运维等整个过程中，对所有产生的各类文件材料进行系统1. 性、全程性的收集、整理、归档、保管、利用和处置等一系列工作的集成化管理。
2. 项目档案的组成部分： 在项目各个阶段中，如规划审批、设计方案、合同签订、施工过程、质量检验、变更洽商、环境评估、验收报告等环节产生的各类文件资料等。

整体解决思路

1. 多种档案建设方案： 通过档案制度建设、档案队伍建设和档案系统建设，整体解决项目档案的全生命周期管理工作。
2. 优化档案管理体系： 根据企业及项目的具体需求，结合国家和行业的法律法规要求，通过对企业的访谈、调研、分析等手段，完成项目档案管理的顶层规划与设计，明确电子档案管理系统的建设目标和功能定位。
3. 加强档案队伍建设： 设立专、兼职档案管理人员，通过加强培训和考核，提高档案管理人员的专业技能和法律意识，确保档案管理工作的规范性和有效性。
4. 建设电子档案管理系统： 系统支持项目电子档案“收集、管理、保存、利用、鉴定、销毁”的项目全生命周期管理。同时，系统将提供项目档案三级管理的思路，使项目档案管理逻辑更清晰，简洁明了。通过预制项目节点，将项目档案分解至各项目节点中，确保项目档案的完整性。并通过梳理文件关的关联关系，来实现档案间的一键联查功能。