档友会·文件控制管理产品
全生命周期管理·合规·安全可靠
基于合规、安全、高效的业务流程管控，结合文件在新增、修订环节中文件版本、文件权限及文件状态的三态变化，实现ISO体系文件的全生命周期管理，帮助企业实现质量管理体系要求的规范化落地建设。
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企业传统文件管理方式面临的问题及风险
- 执行难
- 编号容易重复、文件重复新增、流程复杂，最终环节不规范、难以及时分发和反馈、发布/更新没有通知、纸质文件查询困难
- 管理难
- 文件版本混乱、新旧版本混淆、业务线越来越广、文件量越来越大、个人操作效率低下、误操作频发、过期文件难以提醒
- 合规难
- 难以有效审核、飞检难以通过、新旧文件混淆、无人监管、流程混乱、文件难以把控
- 成本高
- 文控人员工作量大、文件分散，寻找时间成本高、需要大量人力资源来做文件存储工作、文件报表难以形成、无法有效跟踪周期性审核进度
- 风险高
- 核心文件容易泄露、出现问题各部门推诿、敏感文件难以管控、问题无法追溯、旧版文件难以回收、文件统计盘点困难、外来文件难以管控
文件全生命周期管理
文件新增
各项规范
- 一阶文件：质量手册
- 组织质量管理方面的纲领性文件，规定体系要求/方法/职责
- 二阶文件：程序文件
- 针对各职能部门，质量手册的支持性文件，规定何人在何时应做什么事
- 三阶文件：指导书
- 质量管理体系的基础文件，规定如何做事
- 四阶文件：表单、记录
- 为质量管理活动提供客观证据，体系运作的证据
